印鑑を使用した者が権限のないものであっても、相手方がその会社の人間であるなど、信用しても無理もない状況にあっては、本来の印鑑所有者にも責任がおよぶ場合があります。

　例えば、従業員の退職後、得意先にその者が退職したことを連絡しておらず、引き続きその者を会社の人間であると勘違いしてしまう場合などが考えられますが、たしかに取引きの都度、その者が退職しているかどうかを確認しているわけではないですから、会社の人間であることを信用してしまうのも無理もないことでしょう。

　また、会社側としても当然、代表者印の管理をしっかりと行っていたのか？簡単に貸し出すような状況ではなかったのか？など、その管理の責任は少なからずあるでしょう。 ですから、会社側が身に覚えがないことなので支払わないと言っただけで、その責任を簡単に免れられるというものではありません。

　特に今後の不正使用などを防止するために、印章管理規程などで印鑑の管理者や保管場所を定めるのは当然必要ですし、対外的に押印する必要がある印鑑については申請方式としたり、押印した文書についても押印記録簿などで記録しておくようにするといいでしょう。また、代表者印については、社長自らが直接管理し、押印する場合も社長が行う。その他の印鑑についても、銀行印は財務・経理担当役員、社印については総務部長といったように押印者を定めるのも一つです。

　とにかく権限のない者の使用を、もともと排除するような体制を確立するべきでしょう。

各種規程雛形集 → 印章管理規程 (15番目になります)