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 議事録の作成
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記載事項は?

 取締役会の議事録には商法で「議事ノ経過ノ要領及其ノ結果」が記載されることになっています。
 「議事ノ経過ノ要領」とは、開会、提案、討議の概要、表決の方法、閉会等を示しますが、要領を記載すればよいので、速記録的記載は不要です。
 取締役の責任を追及する株主代表訴訟では、取締役会での審議状況、与えられた情報の内容等が問題になることがありますので、添付資料の充実、議事録の記載等に十分配慮しておく必要があります。

 議事録の性格上、取締役会の種類(定時、臨時)・開催日時・開催場所・出席者名・議長名・閉会時刻・作成日時等は必ず記載します

署名者は誰?

 取締役会の議事録には出席した取締役及び監査役が署名する必要があります。署名とは本来自署を意味しますが、記名捺印をもって代えることができます。
 なお、いわゆる小会社(資本金が1億円以下の株式会社で、負債額の合計が200億円未満の場合)については、監査役の取締役会出席権はありませんので署名も当然不要です。

作成通数

 取締役会議事録の作成通数については一律的定めがありませんが、最低、本店に10年間原本保管する必要があるので1部は必要です。その他に登記申請に要する場合には原本を添付する必要がありますので、その分余分に作成します。

閲覧に備える

 取締役は取締役会議事録を10年間本店に備置く事が必要とされています。(株主総会議事録と異なり支店に保管する義務はありません。)
 株主は権利行使のため必要あるときは裁判所の許可を得て取締役会議事録の閲覧又は謄写を求めることができ、また会社の債権者も取締役又は監査役の責任を追及するため必要があれば株主と同様の権利を持ちます。

*議事録の備置きを怠ったり、閲覧又は謄写を拒んだり、議事録に記載すべき事項を記載せず、または不実の記載をしたときは100万円以下の科料に処せられます。

一般的な議事録のサンプルはこちら(Word95ファイル)

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